Las empresas enfrentan el desafío de sufrir una rotura de stock, un problema que va más allá de la falta de inventario. Implica pérdidas financieras, daño a la reputación y altos costes logísticos. La clave para evitarlo es una sólida previsión de la demanda. En este artículo, explicaremos qué es la rotura de stock y daremos algunos consejos prácticos para tomar las precauciones necesarias, ayudando a las empresas a mantener un equilibrio entre oferta y demanda.
¿Qué es una rotura de stock?
La rotura de stock es el opuesto directo al sobrestock. En este escenario, no hay suficiente materia prima o producto para satisfacer la demanda de los clientes. Esta situación puede resultar en la pérdida de ventas, afectar la imagen de tu marca y problemas más graves si se repite con frecuencia.
Para evaluar el nivel de rotura de stock, se pueden utilizar indicadores clave de rendimiento, conocidos como KPIs en inglés. Dentro de estos, el KPI de inventario analiza la rotación de mercancía en la cadena de suministro.
El cálculo del índice de rotura es simple:
Pedidos no atendidos / Total de pedidos x 100.
Por ejemplo, si rechazaste 25 pedidos debido a la rotura de stock, con un total de 200 pedidos, el cálculo sería 25/200 multiplicado por 100, resultando en un índice de rotura del 12,5%. Esta métrica ofrece una perspectiva sobre la incidencia de la falta de existencias en tus operaciones
Causas de rotura de stock
Existen diferentes posibles causas por las que se puede dar una rotura de stock. Conocerlas es importante para poder identificar potenciales riesgos o posibles mejoras. Te las contamos a continuación.
Crecimiento imprevisible de la demanda
A menudo, cambios repentinos en la demanda, causados por variaciones en el mercado o la sociedad, pueden generar un aumento imprevisible en la demanda. Por ejemplo, durante el inicio de la pandemia global, se observó un aumento inesperado en la demanda de productos sanitarios y de higiene.
Errores en la estimación de la demanda
A veces, los errores en la planificación y estimación de la demanda pueden causar roturas de stock. Es esencial emplear datos históricos y herramientas estadísticas para definir adecuadamente el stock de seguridad y el punto de pedido de cada producto. Reduciendo así las fallas humanas.
Falta de comunicación entre áreas
La falta de fluidez en la comunicación entre departamentos puede resultar en roturas de stock, especialmente entre el área de ventas y el departamento de compras, cuando se realizan pedidos sin confirmar la disponibilidad de la mercancía.
Problemas en la cadena de suministro
Dificultades en las etapas iniciales de suministro de materias primas, averías en la cadena de producción o problemas en el transporte desde la fabricación al almacén pueden desencadenar roturas de stock.
Incumplimientos de los proveedores
A pesar de una planificación precisa, los incumplimientos en los plazos de entrega o en las cantidades acordadas por parte de los proveedores pueden llevar a la falta de existencias.
Elección inadecuada del método de gestión de stock
Algunos métodos de gestión de inventarios, como el Just in Time o Stock Cero, pueden reducir costos de almacenamiento pero presentar mayores riesgos de roturas de stock ante desequilibrios en la planificación.
Errores internos en la gestión de inventarios
Los errores humanos o informáticos durante el recuento de stock pueden distorsionar los datos de existencias y provocar roturas de stock.
¿Cómo evitar la rotura de stock?
Ahora que entendemos las causas principales de las roturas de stock y su impacto en la operatividad del almacén y la estabilidad de la empresa, es esencial enfocarnos en los elementos clave que deben ser monitoreados para mitigar el riesgo de escasez en nuestros niveles de existencias.
Asegurar una estimación precisa de la demanda futura es esencial. Esto implica considerar el historial de ventas, patrones estacionales y fechas clave. La incorporación de tecnologías como el Big Data resulta fundamental, ya que permite analizar grandes volúmenes de información para generar pronósticos más exactos.
La implementación de sistemas informáticos especializados en la gestión empresarial, como los ERP (Enterprise Resource Planning) y Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA), puede optimizar los flujos logísticos y mantener un control eficiente de los niveles de inventario. Estos sistemas también posibilitan establecer alertas para el reabastecimiento y minimizar errores humanos en los procesos.
Monitorear los indicadores logísticos clave (KPI) en la gestión de inventarios es crucial para evitar ineficiencias que puedan desencadenar roturas de stock. Estrategias como el control del punto de pedido, el cálculo del stock mínimo según la rotación de productos y el espacio disponible, además de mantener un stock de seguridad, son vitales en esta tarea.
La adopción de un sistema de inventario permanente brinda acceso en tiempo real a los datos de stock, facilitando el control y la ubicación de productos en el almacén. Con la implementación de software de gestión de almacenes, se garantiza la actualización continua de la información, permitiendo analizar el historial de cambios en el inventario para identificar productos cruciales para la empresa.
La automatización de procesos dentro del almacén minimiza pérdidas por deterioro, errores en la manipulación y reduce riesgos de hurto. Esto mejora la seguridad y la eficiencia en la manipulación de cargas, la identificación de productos, y asegura la actualización constante de datos en el sistema, optimizando la gestión de inventarios.
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